13 Mag Il processo di (Digital) Onboarding

A cura di Elena Carmazzi

Nell’ultimo anno il mondo del lavoro non si è fermato ma – come abbiamo spesso analizzato – alcuni aspetti hanno subìto una profonda trasformazione a causa della pandemia, primo tra tutti l’uso generalizzato dello smartworking. Accade così che avvenga totalmente da remoto anche il processo di onboarding tramite il quale si facilita l’inserimento in azienda di una nuova persona affinché possa conoscere il team, i valori di riferimento, le mansioni, i programmi da utilizzare e le procedure interne.

I passaggi tradizionali del processo di onboarding prevedono tour dell’azienda, tutor, iter burocratiche e tutti quei passaggi che vanno a definire le attività e il piano di formazione della nuova risorsa.
Se è digital inevitabilmente le cose cambiano. Il benvenuto avviene in videoconferenza; la configurazione di credenziali e dispositivi sarà fatta in anticipo; sarà presente un buddy  e le attività di formazione saranno online.
Questo può generare un senso di smarrimento, soprattutto durante i primi giorni in cui si inizia a familiarizzare con il ruolo, l’ambiente di lavoro e le dinamiche aziendali. In molte realtà per aiutare il nuovo collega ad integrarsi si organizzano incontri informali, come aperitivi o pause caffè virtuali. Questi semplici accorgimenti fanno la differenza e rendono più efficace l’accoglienza a distanza dei neoassunti.

Nell’ultimo anno è aumentato il numero di piattaforme e di strumenti per le aziende per svolgere il processo di onboarding con maggior facilità e sicurezza. Dal punto di vista delle organizzazioni il processo di Digital Onboarding – se fatto correttamente – può comportare numerosi vantaggi:

• efficienza.
  Si riducono i costi e i tempi di attività.
• sicurezza e compliance.
  Attraverso sistemi di AI si può verificare la veridicità dei dati forniti in conformità con i requisiti normativi.
• creazione di una relazione di valore con i propri dipendenti.
  Una Customer Experience eccellente e un’accurata gestione dei dati contribuiscono a creare un primo rapporto di fiducia tra dipendente e azienda che sarà confermato/disatteso nel prosieguo della relazione.

Sono diverse le aziende che, già prima della pandemia e della digitalizzazione indotta, avevano iniziato ad integrare una parte virtuale al processo di onboarding fisico.

Attenzione a non confondere l’onboarding con la parte di orientamento. È indubbio che l’orientamento sia una parte importante dell’onboarding complessivo, ma si deve tenere presente che ne rappresenta solo una piccola parte.
L’onboarding è un processo completo che può durare fino a 12 mesi e coinvolge non solo i team HR, ma anche (soprattutto) il management e i colleghi.